Vergoeding voor zakelijke kilometers met een privéauto

Kun je zakelijke kilometers afgelegd met je privéauto aftrekken? NHA legt uit hoe het zit

Bedrijfsleiders van kleine ondernemingen en zzp’ers gebruiken vaak hun privéauto voor zakelijke ritten. Bestaat er een zakelijke kilometervergoeding voor zzp’ers en ondernemers? De Belastingdienst staat toe dat je de kosten van zakelijke ritten aftrekt van je fiscale winst. Je mag voor het zakelijk gebruik van je privéwagen ook de btw aftrekken van je omzetbelasting. 

Zakelijk gebruik privéauto

De Belastingdienst staat toe dat je 0,19 euro per zakelijke kilometer aftrekt van je winst. Voor het inbrengen van deze kosten mag je ook de woon-werkkilometers meetellen. Je moet uiteraard de zakelijke kilometers bijhouden gereden met je privéauto.

De vergoeding van zakelijke kilometers met privéauto omvat de brandstofkosten, het onderhoud en de verzekering van je auto. Je mag dus geen aparte kosten meer inbrengen voor bijvoorbeeld de verzekering of voor parkeergeld. 

Er zijn allerlei kilometerregistratiesystemen op de markt. Deze systemen bepalen automatisch het aantal gereden kilometers met behulp van gps. De afgelegde afstand handmatig noteren en bijhouden in een Excel-spreadsheet blijft natuurlijk ook mogelijk.

Met een privéauto zakelijk rijden: wat met de btw van de brandstof?

Je mag de betaalde btw op brandstof en onderhoudskosten aftrekken voor het gedeelte dat je zakelijk hebt gereden. Deze zakelijke ritten moeten wel gezorgd hebben voor omzet waarop je btw moet heffen voor je klanten. Woon-werkritten mogen voor het terugvorderen van de btw niet meegeteld worden.

Als je een sluitende kilometerregistratie bijhoudt, dan kun je het precieze aandeel van zakelijke ritten in het totale aantal gereden kilometers bepalen. Je moet wel de tickets van de tankbeurten en de facturen van het onderhoud van je wagen bewaren als bewijsstukken. Als je bijvoorbeeld je wagen voor 40% van het totale aantal kilometers voor zakelijke doeleinden gebruikt, mag je 40% van de totale btw op brandstof en onderhoudsbeurten aftrekken.

Er geldt een andere regeling als je geen sluitende kilometerregistratie kunt voorleggen. In dit geval mag je alle btw op brandstof en onderhoud van je privéauto aftrekken, maar op het einde van het jaar moet je 1,5% van de catalogusprijs van je wagen als verschuldigde btw aan de Belastingdienst betalen. Deze btw betaal je bij de laatste btw-aangifte van het boekjaar. 

Meer informatie over het aftrekken van kosten bij NHA

Het bijhouden en inboeken van kosten die je maakt voor je eigen zaak, maakt deel uit van de boekhouding. Wie als (beginnende) ondernemer zelf de boekhouding van zijn zaak wil voeren, moet dus weten hoe hij de zakelijke kosten correct moet inboeken. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke lunch. 

NHA biedt meerdere boekhoudopleidingen aan waarmee je het boekhouden snel onder de knie krijgt. Voor beginnende ondernemers wordt de opleiding Basiscursus Boekhouden (BKB) van NHA sterk aanbevolen. De vervolgcursus Praktijkdiploma Boekhouden (PDB) is een professionele boekhoudopleiding op mbo4-niveau.