Jouw tijd de baas!

Deadlines, sociale verplichtingen, een overvolle agenda. De tijd vliegt. Maar hoe komt het nou dat we het altijd zo druk hebben? En dat de tijd ons vaak door de vingers glipt? Wat kunnen we zelf doen om weer controle over onze kostbare tijd te krijgen? Ontdek hoe je jouw tijd de baas wordt!

Waarom hebben we het altijd zo druk? 

Timemanagement is voor iedereen belangrijk. Of je nu een drukke kantoorbaan of een hectisch gezinsleven met kleine kinderen hebt. Ook het volgen van een opleiding is een tijdsinvestering. Maar waarom hebben we het eigenlijk altijd zo druk?

In onze maatschappij wordt druk zijn vaak gezien als iets goeds. Het lijkt daardoor alsof je niet gemist kunt worden. Er zijn verschillende redenen waardoor we het massaal druk hebben. Misschien neem je te veel hooi op je vork, kun je moeilijk nee zeggen, of neem je je werk mee naar huis. Dit kan allemaal bijdragen aan het gevoel het (te) druk te hebben.

Iedereen heeft evenveel tijd in een dag, 24 uur om precies te zijn. Het gaat er dus vooral om hoe je die tijd besteedt. Goed timemanagement kan je daarbij helpen. Aan de basis van timemanagement staan drie elementen: prioriteiten stellen, uitstelgedrag voorkomen en afleiding verminderen.

Wat vind je echt belangrijk?

Prioriteiten stellen is het begin van goed timemanagement. Er is namelijk een verschil tussen druk zijn en productief zijn. Waar wil je je tijd mee vullen en wat is voor jou echt van belang? Zijn de dingen die belangrijk voelen wel echt zo belangrijk? En hoe kun je meer tijd besteden aan de dingen die er echt toe doen?

Het belang van prioriteiten stellen wordt al snel duidelijk als je het volgende voorbeeld van Stephen Covey begrijpt. Als je een glazen pot hebt en je deze vult met grote keien, dan zeggen veel mensen dat de pot vol is. Maar neem je een zak met kleine kiezelsteentjes, dan passen deze er nog prima bij. Is de pot dan vol? Nee, nog steeds niet. Je kunt er namelijk nog zand bij doen dat de overgebleven ruimte opvult. Is de pot nu dan wel vol? Nee. Als je water in de pot giet, zal dit de ruimte tussen de zandkorrels vullen.

“We leven in een drukke tijd, waarin

onze aandacht constant wordt opgeëist”

Hoe bepaal je jouw prioriteiten?

De boodschap? Jouw belangrijkste taken, je prioriteiten, kun je zien als de keien. Zorg dat je deze als eerste inplant in je agenda. Want als je te veel tijd besteedt aan minder belangrijke dingen, als je dus eerst het zand en het water in de pot doet, zullen de keien er niet meer bijpassen. De tijd die je overhoudt, kun je besteden aan zaken die minder belangrijk zijn. Het zand en het water dus.

Een goede manier om te bepalen welke taken prioriteit hebben, is door het model van Eisenhower te gebruiken. Hierbij bekijk je per taak of iets belangrijk is en of het urgent is. Is iets belangrijk en urgent? Ga er dan direct mee aan de slag. Is iets belangrijk, maar niet urgent? Plan dan tijd in om er op een later moment mee aan de slag te gaan.

Dan heb je de niet belangrijke, maar urgente taken. Kijk of je dit soort taken kunt delegeren, of probeer wat vaker nee te zeggen. Wie zegt dat jij deze dingen moet doen? Als laatste heb je nog de niet belangrijke en niet urgente taken. Deze kun je het beste vermijden. Met deze methode kun je dus voor elke taak snel beslissen of het prioriteit heeft.

Voorkom uitstelgedrag

Nu je weet waar je jouw tijd aan gaat besteden, kun je aan de slag. Maar we kennen allemaal wel die vervelende taken waar we tegenop zien. Of het nou het opruimen van de zolder is of het schrijven van een ingewikkeld rapport. Waarom blijven we dit soort vervelende taken soms maar uitstellen? En hoe kun je jouw uitstelgedrag verminderen?

Om deze vragen te beantwoorden, is het belangrijk om te weten waar dit uitstelgedrag vandaan komt. Uit onderzoek blijkt dat uitstelgedrag vooral te maken heeft met emoties. Stel je vaak dingen uit? Dan is de kans groot dat dit wordt veroorzaakt door een negatieve emotie. Sommige ingewikkelde taken kunnen bijvoorbeeld onzekerheid of angst oproepen. Je vraagt je af of jij wel capabel genoeg bent voor de taak of je bent bang om iets te verpesten.

Toch gewoon beginnen

Het vervelende is dat deze emoties door het uitstelgedrag niet verdwijnen. Uiteindelijk zul je een keer aan de taak moeten beginnen. Dan is het inmiddels dringender geworden, waardoor het je ook nog meer stress oplevert. Niet handig dus. Spreek met jezelf af dat je gewoon je best gaat doen en probeer nog niet te veel aan het eindresultaat te denken.

Het is dus belangrijk om toch aan de taak te beginnen. Je kunt het jezelf makkelijker maken door een kleine eerste stap te bedenken om met de taak te starten. Motivatie komt namelijk vaak pas na actie. Als je eenmaal begonnen bent, zul je merken dat het makkelijker is om door te gaan.

Hoe ga jij om met afleiding? 

Ben je eenmaal begonnen met de taak waar je mee bezig wilt zijn? Dan is het belangrijk dat je zo min mogelijk wordt afgeleid. We leven in een drukke tijd, waarin onze aandacht constant wordt opgeëist door beelden, geluiden en meldingen. Er zijn de hele dag door kleine dingen die om onze aandacht vragen. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, onverwachte telefoontjes, meldingen van social media en mensen die met vragen bij je aankloppen. Hoe ga je om met deze afleiding?

We weten allemaal wel dat je beter je telefoon kunt wegleggen als je efficiënt wilt werken. Ook het uitzetten van je notificaties kan helpen om langer gefocust te blijven. Net als het afsluiten van je mailprogramma op tijden dat je geconcentreerd aan het werk bent.

van de Nederlanders vindt dat ze het altijd te druk hebben.

Word de baas over jouw tijd

Er zijn ontzettend veel handige tips die jou kunnen helpen om afleiding te verminderen. Maar het belangrijkste is om bij jezelf na te gaan waardoor jij het meeste afgeleid raakt. Afleiding verschilt namelijk sterk per persoon. Word je bewust van wat jou het meeste afleidt en probeer voor jezelf te bedenken hoe je deze afleiding kunt verminderen.

Goed timemanagement ontstaat door het stellen van prioriteiten, het voorkomen van uitstelgedrag en het verminderen van afleiding. Als je hiermee aan de slag gaat, zul je zien dat ook jij jouw tijd de baas wordt!

AAN DE SLAG MET TIMEMANAGEMENT

Wil jij nog meer leren over het managen van jouw tijd? Check dan snel de cursus Timemanagement. 

Vraag ook je gratis proefles aan